Proveedores, empleados, clientes y socios de Negocio intercambian una gran cantidad de documentos todos los días. A menudo lo hacen por diversos medios, tales como correo, email, aplicaciones de mensajería como Skype, softwares de almacenamiento compartido de archivos como Dropbox o Google Drive y más. Si bien los documentos son una realidad ineludible para empresas y organizaciones, manejarlos y monitorearlos correctamente puede ser una tarea abrumadora.
La buena noticia es que hay una forma de evitar el caos que generan los grandes volúmenes de documentos: usar GoAnywhere Secure Forms.
Secure Forms es un módulo de GoAnywhere MFT que le permite crear formularios seguros personalizados y enviarlos a terceros a través de enlaces públicos o privados.
Con esta solución puede olvidarse de los documentos en papel, ya que los archivos pueden cargarse directamente en cada formulario y enviarse en forma encriptada de inmediato, para garantizar que la información confidencial no corre ningún riesgo. Además, la información que recibe a través de los formularios se procesa de forma automatizada y siguen su curso de acuerdo a sus necesidades y worflows. ¡Así de fácil!
¿Cómo cómo funciona Secure Forms?
Supongamos que necesita recibir facturas de sus proveedores. En lugar de recibirlas por correo o email (que puede ser poco confiable) usted podría usar Secure Forms para obtener los documentos de forma segura y centralizada.
El proceso desde la solicitud de un documento hasta su recepción sería el siguiente:
- Usted crea un formulario seguro con campos personalizados para obtener la información que necesita de sus proveedores.
- Los proveedores acceden al formulario a través de una URL que usted les envía por correo electrónico. La URL puede ser pública o privada, usted controla quién puede ver el formulario.
- Los proveedores completan la información que se les solicita y cargan las facturas en el formulario mediante una interfaz tipo drag and drop.
- Los archivos adjuntos se cargan y son asegurados con encriptación AES-256 bit.
- Al enviar el formulario completo se dispara un workflow y la factura se procesa.
- Las facturas procesadas se distribuyen de forma automática al departamento de Finanzas para su aprobación y pago.
Así es como se ve un formulario seguro de Secure Forms:
¿Suena demasiado fácil? ¡Lo es!
Si quiere conocer más, a continuación encontrará 15 formas en las que el módulo Secure Forms de GoAnywhere MFT puede ayudarlo a evitar el caos que genera recibir grandes volúmenes de documentos y cómo simplificar sus procesos de Negocio:
- Los formularios seguros pueden configurarse como privados. Esto requerirá que los usuarios inicien sesión con un nombre de usuario y contraseña autorizados antes de poder acceder al formulario.
- Alternativamente, los formularios seguros pueden configurarse como públicos para que pueda acceder un usuario anónimo tan sólo teniendo la URL.
- Los formularios seguros son personalizables por completo. Usted tiene la libertad de cambiar los campos que desee, las etiquetas y los componentes de carga de archivos para controlar los datos que le proporcionan los usuarios.
- Puede configurar los formularios para que tengan un mensaje personalizado y le envíen al usuario archivos descargables (por ejemplo, un PDF con instrucciones de uso).
- Los formularios seguros pueden incluir valores predeterminados, información de ayuda y campos personalizados.
- En el formulario se puede adjuntar cualquier tipo de archivo y asegurarlo con encriptación AES-256 bit.
- Cada formulario conserva un registro histórico. Esto permite a los administradores ver cuándo se completó el formulario, quién lo hizo y cuáles fueron las respuestas.
- Secure Forms incluye soporte completo SOAP y REST, para que los usuarios puedan completar los formularios desde otras aplicaciones, así como también desde una URL.
- Usted puede configurar el tipo, tamaño y número máximo de archivos que permite adjuntar.
- El módulo Secure Forms se integra con el módulo Advanced Workflows de GoAnywhere. Esta integración permite simplificar y automatizar el procesamiento de datos y archivos, tanto enviados como recibidos.
- Puede utilizar los formularios para recopilar cualquier tipo de información: facturas, pedidos de clientes, respuestas de encuestas de empleados, votos, información de pacientes y mucho más. Esta capacidad le da a las organizaciones flexibilidad y Seguridad.
- El software incluye la opción de notificar por correo electrónico o SMS cada vez que se complete un formulario.
- Asimismo, también permite convertir los datos recibidos. Por ejemplo, un usuario puede cargar un archivo Excel, que luego puede ser traducido a XML o cargarse en una base de datos de forma automática.
- Los formularios seguros de Secure Forms se pueden integrar en su página web para facilitar el uso por parte de sus clientes o proveedores.
- Los formularios se pueden guardar como borradores. Esto permite a los usuarios guardar su trabajo y completarlo más tarde, según les quede más cómodo.
Aprenda más de este módulo de GoAnywhere MFT en este video, que lo tiene como tema principal:
¿Es cliente de GoAnywhere? El módulo Secure Forms está incluido en su licencia. Si desea probarlo, contáctese con su representante comercial para habilitar el módulo.
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